Markmið umsóknar er að gera menningarsögulega gagnasafnið Sarp að öflugu tæki til rannsókna á íslenskri menningu, list, samfélagi og sögu.
Sarpur, menningarsögulegur gagnabanki er skráningar- og umsýslukerfi sem á sjötta tug safna og annarra varðveislustofnana á Íslandi nota til að halda utan um safnkostinn og miðla upplýsingum og varðveitir nú um 1,5 milljónir aðfanga.
Sarpur hefur verið til sem skráningar- og umsýslukerfi safna frá árinu 1998 og með tilkomu vefsíðunnar sarpur.is árið 2013 opnaðist aðgengi að afrakstri margra ára skráningavinnu í söfnum landsins. Kerfið er notað til að halda utan um skráningu listaverka, muna, jarðfundinna gripa, ljósmynda og þjóðhátta, svo fátt eitt sé upptalið. Það varðveitir upplýsingar um gripina og gerir söfnum og öðrum aðilum kleift að sýsla með safnkostinn á einum stað.
Sarpur er lykilverkfæri í safnastarfi, þar sem vönduð skráning skapar undirstöðu fyrir rannsóknir, sýningar og aðra miðlun. Skráning menningararfsins eykur gildi hans og eru það oft upplýsingarnar sem fylgja aðfangi eða safngrip sem gerir það verðmætt og þýðingamikið fyrir sögu okkar og rannsóknir á henni. Í Sarp skrá aðildarsöfnin bæði áþreifanlegan- og óáþreifanlegan menningararf; lýsigögn, ljósmyndir og ýmsar aðrar upplýsingar.
Núverandi útgáfa Sarps er uppfyllir ekki nútíma kröfur um stafræna vinnslu og miðlun gagna og eru takmarkaðir möguleikar á þróun kerfisins. Einungis er hægt að birta ljósmyndir í lítilli upplausn, erfitt er að birta myndbönd og hljóðupptökur og ómögulegt að miðla þrívíddarmyndum og líkönum, auk þess sem leitarmöguleikar eru takmarkaðir. Jafnframt skapar það áhættu tengda varðveislu gagnanna að í núverandi útgáfu Sarps eru gögn ekki vistuð miðlægt, heldur miðlar kerfið gögnum sem í dag eru vistuð hjá söfnum og stofnunum víða um land.
Í samstarfi við Rekstrarfélag Sarps hyggst MSHL kaupa nýtt, alþjóðlegt skráningarkerfi sem uppfyllir alþjóðleg gæðaviðmið sem gerð eru til slíkra kerfa og í kjölfarið nýtt umsýslukerfi í þeim tilgangi að miðla upplýsingum úr skráningarkerfinu og nýtist sem tæki til rannsókna.
Með því að kaupa alþjóðlegt viðurkennt kerfi, sem uppfært er reglulega og þróað í samvinnu við söfn um allan heim, verða uppfærslur einfaldari og það mun halda í við þær breytingar sem verða á stafrænni varðveislu og miðlun á næstu árum. Nýtt alþjóðlega viðurkennt skráningarkerfi mun tryggja einfaldari umsýslu um safnkostinn, auðveldari leit og tölfræðiúrvinnslu, betri samvinnumöguleika og aukna möguleika á stafrænni miðlun gagna.
Miðað er við að nýr Sarpur bjóði upp á vefþjónustur þannig að aðildarsöfnin, og aðrir aðilar, geti miðlað völdum gögnum á sínum vefsvæðum. Þannig mun nýtt skráningarkerfi styrkja og bæta faglegt starf safna, auðvelda aðgengi fræðimanna og almennings að menningararfinum og heimildum um hann, óháð staðsetningu.
Með nýjum Sarpi verður mögulegt að:
- Varðveita stafræn gögn í fullri stærð
- Veitaðgengi að aðföngum án aðkomu starfsfólks safnanna.
- Miðla upplýsingum á fjölbreyttara formi, t.d. hlóð- og myndbönd, þrívíddarmyndir og þrívíddarmódel.
- Vista stafrænar heimildir.
- Bjóða notendum að hlaða inn upplýsingum og gögnum sem teljast ekki vera eign ákveðinna safna.
- Bjóða upp á betri leit í gagnagrunni.
Nýjum Sarpi mun fylgja bætt gæðamenning en lögð er áhersla á að kerfið bjóði upp á stöðluð gæðaviðmið varðandi skráningu, lýsigögn og meðferð safnkosts. Nýr Sarpur með innbyggðu slíku gæðakerfi styður bæði við aukna fagmennsku í safnastarfi og tryggari upplýsingar til þeirra sem nota Sarp til rannsókna.
Sarpur skapar einnig tækifæri fyrir lítil söfn sem ein og sér geta ekki miðlað sínum safnkosti í rafrænum gagnagrunni til þess að eiga aðild að slíkum grunni.
Með nýjum Sarpi sem býður upp á öflugar vefþjónustur þá er hægt að auka slíkt samstarf og auka aðgang rannsakenda að menningarsögulegum gögnum. Með bættri leit og auknum möguleikum til að vinna áfram með gögn sem sótt eru í Sarp verður þessi rannsóknavinna ekki bara auðveldari og fjótlegri heldur skapar nýtt kerfi möguleika til nýrra tegunda rannsókna.
Kerfi sem býður upp á birtingu gagna í fjölbreyttari formum en nú, t.d. þrívíddarformum (bæði myndir og módel), skapar þannig tækifæri sem ekki eru til staðar í dag. Þannig opnast möguleikar til að tengja aðföng safna við upplýsingar í öðrum gagnabönkum, sem opnar nýja rannsóknamöguleika og spurningar. Sarpur verður ekki bara tæki til að afla heimilda, heldur einnig tæki til rannsókna.