Áður en rannsóknargögnum er deilt þarf að undirbúa þau. Til að gögn verði túlkanleg og áreiðanleg þarf að fylgja þeim ítarleg lýsing sem nær meðal annars til rannsóknaraðferða, úrtaksaðferða og skilgreininga eða kóðunar breyta.
Fyrsta skrefið er hreinsun gagna, þ.e. að yfirfara og leiðrétta misræmi, villur eða ófullnægjandi færslur. Á sama tíma þurfa rannsakendur að meta áhættu á persónugreinanleika, með því að bera kennsl á persónugreinanlegar eða viðkvæmar upplýsingar sem gætu afhjúpað þátttakendur.
Þegar gögn hafa verið hreinsuð og áhætta á birtingu viðkvæmra upplýsinga metin, skal útbúa og ljúka skráningu lýsigagna til að tryggja að gagnasafnið sé fullkomið, skiljanlegt og tilbúið til ábyrgrar miðlunar.
Lýsigögn
Lýsigögn eru „gögn um gögn“, þ.e. upplýsingar sem gera öðrum kleift að skilja, túlka og endurnýta gagnasafn. Vel útfærð lýsigögn bæta einnig leit og aðgengi að rannsóknargögnum, þannig að þau verði auðveldlega finnanleg og nothæf fyrir bæði fólk og tölvur.
Lýsigögn innihalda upplýsingar um:
- hvernig og hvenær gögnum var safnað
- hvaða aðferðir eða tæki voru notuð
- rannsóknina
- notkunarleyfi og skilyrði aðgangs að gögnunum.
Samkvæmt FAIR viðmiðunum eiga lýsigögn að vera opin og aðgengileg, jafnvel þótt sjálft gagnasafnið sé háð aðgangstakmörkunum.
Lýsigögn hjá GAGNÍS
Þegar gögn eru sett í opinn aðgang hjá GAGNÍS þurfa ákveðin lýsigögn að fylgja þeim. Lýsigögn GAGNÍS taka mið af alþjóðlegum lýsigagnastaðli Data Documentation Initiative (DDI), en sá staðall hentar vel fyrir margskonar vísindagögn m.a. í félags- og menntavísindum, og lýsigagnastaðli Samtaka evrópskra gagnaþjónusta í félagsvísindum (CESSDA Metadata Model).