Gagnastjórnunaráætlun (e. data management plan, DMP) er skjal sem útskýrir hvernig gögnum verður safnað, skipulögð, geymd, miðlað og varðveitt meðan á rannsókn stendur og eftir að henni er lokið.
Þegar sótt er um styrk eru umsækjendur oft beðnir um að lýsa aðferðum sínum við gagnastjórnun. Í sumum tilfellum, t.d. hjá Horizon Europe og Rannsóknasjóði Rannís, verður stutt yfirlit að fylgja umsókninni, en ítarlegrar gagnastjórnunaráætlunar gæti verið krafist þegar fjármögnun hefur verið veitt. Vel undirbúin gagnastjórnunaráætlun hjálpar rannsakendum að skipuleggja hvernig þeir meðhöndla gögn sín á ábyrgan og skilvirkan hátt. Góðar starfsvenjur í gagnastjórnun bæta einnig gagnsæi rannsókna, endurtekningarhæfni og langtímaaðgengi að gögnum
Af hverju á að gera gagnastjórnunaráætlun?
Krafa um að rannsakendur útbúi gagnastjórnunaráætlun byggir á eftirfarandi:
- stefnu rannsóknarsjóða og stofnana
- lögum og regluverki, svo sem um persónuvernd og meðferð gagna
- siðferði í rannsóknum
- faglegum viðmiðum um opna rannsóknarvinnu
- væntingum fræðirita og útgefenda um aðgengi að gögnum
Rannsakendur eiga að vinna gagnastjórnunaráætlanir sínar eftir kröfum og viðmiðum fræðasviðsins og þeirra sjóða eða stofnana sem verkefnið fellur undir.
Dæmi um kröfur og viðmið:
- Rannsóknasjóður
Ekki er krafist formlegrar gagnastjórnunaráætlunar áður en verkefni hefst, en umsækjendur þurfa að lýsa því hvernig gagnastjórnun verður háttað í fyrirhuguðu verkefni. - Horizon Europe
gerir kröfu um að vandlega sé hugað að gagnastjórnun í umsóknum og þegar verkefnum er hrundið í framkvæmd. Útfærslur geta hins vegar verið mismunandi milli áætlana og þarf að skoða í hverju tilviki fyrir sig. - NordForsk
mælist til þess að í rannsóknarverkefnum sé hugað sérstaklega að góðum gagnastjórnunarháttum við umsýslu, miðlun og nýtingu gagna og vísir í FAIR viðmiðin. Umsóknir eiga að innihalda áætlanir um að gera gögn og niðurstöður rannsókna opinberlega aðgengilegar.
Innihald gagnastjórnunaráætlana
Flestar gagnastjórnunaráætlanir innihalda upplýsingar um eftirfarandi:
- Gagnaöflun: Hvaða gögn verða búin til eða safnað?
- Lýsigögn: Hvernig verður gögnum lýst?
- Gæðatrygging: Ráðstafanir til að tryggja áreiðanleika og samræmi gagna.
- Aðgangur og miðlun: Áætlanir um að gera gögn aðgengileg.
- Siðferðileg og lagaleg atriði: Takmarkanir sem tengjast persónuvernd, samþykki eða trúnaði.
- Hugverkaréttur: Höfundarréttur og leyfisveitingar.
- Geymsla og afritun: Hvernig og hvar verða gögn geymd á öruggan hátt?
- Hlutverk og ábyrgð: Hver ber ábyrgð á einstökum þáttum gagnastjórnun
Innleiðing gagnastjórnunaráætlunar
Gagnastjórnunaráætlun er lifandi skjal sem þarf að uppfæra reglulega. Þegar áætlunin er undirbúin eiga rannsakendur að meta:
hvaða gögnum hægt er og ætti að deila
hvaða hindranir kunna að vera til staðar (t.d. siðferðilegar, lagalegar eða tæknilegar)
hvernig hægt er að bregðast við þessum hindrunum
Með því að innleiða skipulegt vinnulag strax í upphafi, svo sem stöðluð skráaheiti, örugga öryggisafritun og góðar skráningarvenjur, má spara tíma og forðast vandamál þegar kemur að skilum á greinum, ritgerðum eða skýrslum.
Aðstoð og frekari upplýsingar
GAGNÍS – Gagnaþjónusta vísinda á Íslandi
OpenAIRE – Open Access Infrastructure for Research in Europe
ARGOS – OpenAIRE tól sem einfaldar stjórnun, staðfestingu, eftirlit og viðhald gagnastjórnunaráætlana fyrir Horizon 2020 verkefni.
MSHL – Miðstöð stafrænna hugvísinda og lista