Þegar rannsóknarverkefni lýkur formlega hefst lokastig lífsferilsins gagna, þar sem tekin er ákvörðun um örlög gagnanna sem til urðu í verkefninu. Þetta felur í sér vandlega áætlanagerð bæði um varðveislu (þ.e. geymslu gagna) og förgun (þ.e. eyðingu gagna), í samræmi við lagalegar, siðferðislegar og stofnanalegar kröfur.
Langtímavarðveisla
Það er hvorki hægt né æskilegt að varðveita öll gögn, en þau gögn sem skylt er að halda til lengri tíma þurfa að vera flutt í öruggt geymslu. Gögn sem valin eru til varðveislu skulu færð úr virku geymslu verkefnisins yfir í öruggan gagnagrunn eða stofnanasafn sem tilgreint er í gagnastjórnunaráætlun. Með því er tryggt að gögnin haldist aðgengileg og nothæf til framtíðar.
Örugg eyðing gagna
Eins mikilvægt og það er að varðveita nauðsynleg gögn, er það jafn brýnt að eyða þeim gögnum á öruggan hátt sem ekki eru lengur þörf á eða sem sérstaklega er krafist að verði eytt.
- Yfirferð krafna: Fyrsta skrefið er að fara yfir allar viðeigandi reglur og stefnumörk til að ákveða hvort tiltekin gögnum beri að eyða (t.d. viðkvæmum persónuupplýsingum að liðnum varðveislutíma).
- Örugg eyðing: Gögn má ekki einfaldlega „eyða“, þar sem slíkt skilur oft eftir endurheimtanlegar skrár. Þau verða að vera varanlega eytt með aðferðum sem gera endurheimt tæknilega ómögulega, sérstaklega ef þau innihalda viðkvæmar upplýsingar.
- Skráning eyðingar: Mikilvægt er að halda skrá yfir eyðingu gagna til að sýna fram á að farið hafi verið að reglum. Slík skráning á að staðfesta hvaða gögnum var eytt, hvenær og hvaða aðferð er notuð.